Wästbygg Gruppen AB är ett av Sveriges största bygg- och projektutvecklingsföretag. Med hundratals simultant pågående projekt är det viktigt att kunna planera, styra och följa upp verksamheten på ett smidigt sätt.
Wästbygg använder: Analys, Planering & Projekt
”Välkommen”, säger Andreas Berntsson, ekonomichef på Wästbygg, och tar emot oss i koncernens egenritade kontorsbyggnad i Borås. Det känns trivsamt och varmt. Lite som man uppfattar hela företaget.
Andreas och Jonas Jönehall, CFO, är ytterst ansvariga för valet och implementationen av INSIKT. Vi är här för att ta reda på varför och hur de bestämde sig för INSIKT och hur det ser ut efter det att verktyget kommit på plats.
Men först, för att förstå utmaningarna behöver vi bakgrunden. Så, vilka är Wästbygg?
Wästbygg – ett modernt entreprenad- och projektutvecklingsföretag
Jonas berättar om företaget: ”Vi är ett entreprenad- och projektutvecklingsföretag med kontor på sex orter i Sverige. Företaget har ungefär 300 anställda, omsatte 2,8 miljarder 2017. Vi driver egna utvecklingsprojekt, men utför också beställarprojekt åt kunder som t ex HSB och Riksbyggen. Antal pågående projekt ligger på nånstans runt 100 stycken”.
Vi åker ut och tittar på ett bygge strax utanför Borås där man uppför en kommersiell fastighet åt Hornbach. Andreas berättar att de är specialiserade på bostäder, logistikanläggningar och kommersiella fastigheter. ”Just nu bygger vi till exempel Hallands Konstmuseum i Halmstad, handelsområdet Asecs i Jönköping, och så bygger vi det som kallas Loft 46, ett takboende inne i Borås”. Projektväggen i lunchrummet vittnar dock om många fler.
Att affärsmodellerna skiljer sig åt för Wästbygg-koncernens tre dotterbolag är en utmaning i den ekonomiska rapporteringen. Det är dessutom många projekt, alla med sina egna ekonomier, vilket gör det extra viktigt att man håller tungan rätt i mun.
Hur såg er vardag ut innan INSIKT?
Andreas berättar: ”tidigare använde vi Excel och andra stödsystem. Men framför allt Excel såklart, med makron, pivottabeller, länkade formler mellan arbetsblad och med hög komplexitet. Och mycket manuell påläggning. Givetvis också en hel del skickande av filer och en påfrestande versionshantering mellan våra olika bolag och ekonomiska enheter.”Han förklarar vidare att det till slut blir ohållbart. I och med att företaget växer, projekten blir fler och större, så växer också riskerna och det manuella arbetet. Det är lätt att föreställa sig en pressad situation där det har blivit något fel i en formel, och slutraden helt enkelt inte stämmer”.
Varför valde Wästbygg INSIKT?
Varför föll lotten på INSIKT? Wästbygg utvärderade ett antal verktyg, men INSIKT var det verktyg som bäst kunde möta företagets viktigaste kriterier. ”Först och främst ville vi hitta ett system som kunde anpassas till våra processer och vårt sätt att se på saker och ting”, berättar Jonas. ”Det fick inte vara tvärtom. Den andra viktiga faktorn var att hitta något som var användarvänligt.” Wästbygg har många olika användare som ska rapportera och i viss utsträckning använda systemet. Med många användare är datavanan av naturliga skäl varierad.” Men det finns något mycket viktigare med detta som Jonas vill tydligt vill poängtera. ”Med ett enkelt system så får vi för det första in data. Det är liksom en naturlag att om systemet är för krångligt så blir det en tröskel att använda, även om man kanske vet hur det funkar. Och för det andra blir det rätt data.”
Med rätt data, i tid, finns därför tid att jobba med analys och styrning. Budget, prognos och planeringsarbete blir mycket spetsigare och med högre kvalitet.
Andreas menar också att ur ett tekniskt perspektiv så var det också viktigt att hitta ett verktyg som kunde ta in data från omkringliggande system. Lönesystem, affärssystem och kalkylprogram måste kunna tankas in. ”Man ska inte behöva hoppa mellan en massa program. Med INSIKT-sviten lyckas vi få ihop allt i ett. Där har vi haft en mycket bra löpande dialog med INSIKTs implementationsteam.”
Man ska inte behöva hoppa mellan en massa program. Med INSIKT-svitenlyckasvi få ihop allt i ett. Där har vi haft en mycket bra löpande dialog med INSIKTs implementationsteam.
Andreas Berntsson Ekonomichef
Hur har det blivit?
Några dagar in i implementeringsprocessen kunde Andreas och Jonas verifiera att allt såg bra ut. ”Siffror från kringliggande system var tillgängliga och de kunde få ut kompletta balans- och resultaträkningar, vilket gjorde att vi kände oss trygga och vi kunde fortsätta enligt plan.”
Wästbygg stämmer idag av sina projekt månads- och kvartalsvis. Målet är att nå en daglig användning, men allting har sin tid och projektprocessen är något som ligger Andreas varmt om hjärtat. Vid avstämningarna uppdatera man den senaste prognosen, vilket igger till grund för den successiva vinstavräkningen.
”Ett delsyfte har också varit att använda vår tid till rätt saker. Vi vill använda vår tid till att analysera och förstå snarare än att sammanställa och lägga tid på repetitiva övningar. Tidigare tog sammanställandet 80% av tiden och 20% kunde ägnas åt analys. Vi vill svänga på det förhållandet och lägga mycket mer tid på analys och proaktivt arbete med styrning och prognostisering”, menar Jonas.
Andreas menar att INSIKT gör siffrorna mer tillgängliga vilket skapar en medvetenhet. Och medvetenheten föder nya tankar och idéer om hur de ska kunna bli ännu bättre. ”På det sättet bygger vi verkligen systemet efter användarna. Genom att de ser och förstår sitt data bättre och väcks nya tankar, vilket renderar i rapporter och funktionalitet som hjälper dem att bli ännu vassare”, avslutar Andreas.
Wästbygg använder
Ett användarvänligt verktyg som låter dig göra allt från att identifiera trender till att bygga rapporter och dela med dina kollegor – direkt i din webbläsare.
INSIKT Projekt är ett omfattande verktyg för projektledning. Verktyget stödjer verksamhetens hela projektbehov, oavsett om det är små administrativa projekt eller stora investeringsprojekt.
