Projekt är till sin natur rörliga ting som inte följer våra normala budgetprocesser. De blir förskjutna och försenade, ökar eller minskar i omfattning och involverar ofta många intressenter. En projektkalkyl kan sträcka sig över flera budgetperioder, dess kostnader och intäkter fördelas ojämnt över både månader och år och alla dessa parametrar kan förändras snabbt. För många bolag utgör dessutom projektkalkyler en stor del av den totala budgeten varje år. Sammantaget gör detta att det minst sagt är en utmaning för varje organisation att skapa en träffsäker budget när det kommer till projekt.
En träffsäker projektkalkyl
Med utmaningar kommer dock också möjligheter och en verksamhet som kan göra träffsäkra projektkalkyler tenderar också att vara en lönsam sådan. Som det gamla ordspråket lyder: ”Att misslyckas att planera är att planera att misslyckas”. Hur gör man då egentligen mer träffsäkra projektkalkyler? Ser vi till våra kunder så ligger det främsta värdet i att låta detaljerna skapa helhetsbilden. Det vill säga att möjliggöra för en så detaljrik planering som möjligt genom att till exempel låta projektledarna kontinuerligt mata in eventuella avvikelser ända ner på en specifik aktivitet. Det är dock samtidigt viktigt att inte göra arbetet för komplext. Istället är det bra att inledningsvis göra arbetet så enkelt som möjligt för att sedan arbeta iterativt i mindre etapper för att bygga ut komplexiteten. Det finns även vikt i att tänka på vem det är som kommer att ansvara för arbetet. Är det en ekonom, en projektledare eller kanske en fastighetsskötare? Hur är den personen mest bekväm att göra sina bedömningar? Det är lätt att tänka att allt ska matas in i kronor men många gånger kan det vara effektivare att till exempel bedöma kostnaden utifrån aktiviteter i arbetet.
En annan viktig punkt är att tidigt i processen analysera vad som är kärnan i arbetet. Det vill säga vad det är som behöver mätas, bedömas och prognostiseras för att dels kunna få underlag till kalkyler men även för att skapa så goda förutsättningar för det kommande uppföljningsarbetet som möjligt. Detta behöver nödvändigtvis inte handla om pengar utan kan även vara mjuka värden eller andra mätbara ting.
Sedermera är det viktig att, oavsett om man befinner sig mitt i en implementation eller om man är en erfaren användare av beslutsstöd, kontinuerligt säkerställa att verksamheten och stödsystemen fungerar i symbios. Om inte systemen anpassas till verksamhetens behov eller verksamheten till systemens funktionalitet så finns risken att det fulla värdet gås till miste om. För att säkerställa att detta inte sker kan man till fördel ha återkommande erfarenhetsrevisioner för att se över hur arbetet går och om eventuella justeringar behöver göras. Viktigt är också att leverantörerna av stödsystemen är på tårna och ständigt är redo för nya krav och behov.
Att budgetera projekt är ofta svårt, men det behöver inte vara det
Med dessa erfarenheter som grund har vi utvecklat INSIKT Projekt och skapat en produkt som ämnar till att inte bara ge dig mer insyn i din projektverksamhet utan också effektivisera processen att nå dit.
Projektkort och process
INSIKT Projekt låter dig skapa egna skräddarsydda projektkort. Projektdata kan konfigureras till att synkronisera med affärssystem eller andra system men också anges direkt i INSIKT. Du ges även möjlighet att skapa egna projektprocess i INSIKT, processer som ni sedan kan underhålla, versionshantera och förändra helt på egen hand för att säkerställa att dina projektet löper som de ska. Olika processmallar kan skapas till olika projekttyper och alla aktiviteter i processerna kan tidsättas och behörighetsstyras så att rätt person gör rätt sak vid rätt tillfälle.
Projektkalkyl
En projektkalkyl kan konfigureras på en mängd olika sätt, allt från en enkel kalkyl per konto till en mer omfattande kalkyl ner på minsta byggdel. Komplexa projekt kan med fördel brytas ned i mindre beståndsdelar som till exempel resursplanering, materialåtgång eller aktiviteter. Olika projekttyper kan även kräva olika kalkyler. Det kan till exempel skilja sig stort mellan behovet av komplexitet i ett mindre underhållsprojekt kontra ett större investeringsprojekt. En stor del i planeringen av ett projekts ekonomi kan också vara att hålla reda på när i tid intäkter och kostnader förväntas komma. INSIKT hjälper till med detta genom att dels göra det möjligt för projektledare att manuellt bedöma när en intäkt eller kostnad kommer men också fördela per automatik linjärt under projektet livslängd eller med hjälp av konfigurerbara fördelningsnycklar. Fördelningen kan även väljas att automatiskt uppdateras löpande allt efter faktiskt utfall börjar komma in på projektet.
Slutligen kan regelverk sättas upp för hur projektens kalkyler skall påverka årets budget för att underlätta den centrala budgetprocessen samt ta höjd för SVA och hur projektets kostnader aktiveras och skrivs av över tid.
Projektanalys
Arbetet i INSIKT Projekt kan såklart också kompletteras INSIKT Analys för att analysera din projektportfölj. Allt från att se hur projekt ligger till i förhållande till tid och ekonomi till att granska tidigare och aktuella kalkyler gör att du ständigt har koll på hela din projektverksamhet.
Vanliga frågor om projektkalkyler
En projektkalkyl är en beräkning av förväntade kostnader och intäkter för ett projekt. Att göra en träffsäker projektkalkyl är viktigt för att kunna planera och hantera projektets ekonomi på ett effektivt sätt och undvika överraskningar längs vägen.
Vid upprättandet av en projektkalkyl bör man beakta faktorer som projektets omfattning, tidsram, resursbehov, kostnader för material och arbetskraft, samt eventuella intäkter. Det är också viktigt att ta hänsyn till eventuella förändringar och osäkerheter som kan påverka projektets ekonomi.
För att göra en träffsäker projektkalkyl kan olika metoder och verktyg användas, inklusive bottom-up-kalkylering, parametriska uppskattningar, historiska dataanalyser, och användning av specialiserade programvaror och plattformar som INSIKT Projekt.
För att säkerställa att projektkalkylen är realistisk och håller sig aktuell under projektets gång är det viktigt att kontinuerligt övervaka och utvärdera kostnader och intäkter, uppdatera kalkylen vid förändringar i projektets omfattning eller förutsättningar, och använda sig av erfarenhetsrevisioner för att lära sig av tidigare misstag och framgångar.
INSIKT Projekt erbjuder skräddarsydda projektkort, konfigurerbara processer, flexibla projektkalkyler och analysverktyg för att hjälpa organisationer att effektivisera processen för projektkalkyler och projektledning. Genom att använda INSIKT Projekt kan du skapa och hantera dina projekt på ett strukturerat och effektivt sätt.