Skip to content

9 steg för en smidig implementation

Att implementera ett BI-verktyg innefattar många rörliga delar. Därför är det viktigt med ordentliga förberedelser. Följ dessa 9 steg så har du en god grund för en lyckad implementation.

1. Varför?

En vanlig orsak till att projekt inte faller ut som man vill är att syfte och mål inte är definierade. Ställ frågor som:

- Vad är det som inte fungerar idag?
- Hur kommer det nya systemet hjälpa oss?

Att ni har samsyn om varför ni gör det här och vad ni vill åstadkomma ger er en kompassriktning och en bra grund att stå på.

2. Lista funktioner och krav

Om användarna får tänka helt nytt (vilket inte är helt lätt), vilka funktioner och önskningar på det nya systemet har de? Gör det till en tidig del av projektet att samla upp alla idéer och tankar om funktion – högt och lågt – som ni vill kunna göra i systemet. Se till att använda era ord och namnkonventioner och att definitionen på dessa är tydliga. Givetvis behövs också en kravspecifikation.

streamlinehq-information-circle-interface-essential-100

Att implementera ett beslutsstöd är inte ett IT-projekt, det är ett verksamhetsprojekt. Därför bör ni ha personer från verksamheten tillgängliga, personer med ansvar och mandat.

3. Teknik

Låt inga tekniska spörsmål bli överraskningar under själva implementationen; undersök noggrant förutsättningarna och ställ frågor om drift, förvaltning, säkerhet, prestanda, hur man kommer åt data, osv, innan ni trycker på knappen. Här ska du som beställare ställa stora krav på din implemenationspartner att bidra. Ställer systemet särskilda krav på befintlig plattform? Se till att få upp allt på bordet.

4. Tryck på knappen

Tillsammans med er implementations-partner, nu är det dags att starta! I projektstarten ska såklart roller, ansvar och kommunikationsvägar vara etablerade. Se till att alla inblandade får svar på sina frågor innan allt drar igång.

streamlinehq-information-circle-interface-essential-100

Ekonomidelarna i ett implementations-system brukar vara en bra start.

Ta sedan delar efter prioordning. Arbeta agilt. Om projektet är för tungt till en början är det lätt att intresset hos användarna viker.

5. Modellera datat

Nu börjar det bli riktigt hands-on. Tillsammans med er implementationspartner är det dags att modellera datat. Hur ska datat struktureras för att det ska bli logiskt och lätt att arbeta med? Vi rekommenderar att du

a) rensar och filtrerar det gamla datat, 
b) bestämmer namnkonventioner,
c) strukturerar och modellerar en ny datamodell.

Ett centralt begrepp är organisationsträdet - hur ni ser på organisationen brukar vara ett bra sätt för hur också modellen ska se ut. Översätt trädet till en modell med noder där varje nod blir en punkt där data aggregeras och där det finns en ansvarig person.

6. Verifiera datat

Allt eftersom modellerna är klara så är det dags att granska datat för att se att allt ser bra ut. Stämmer datat överens med hur det bör se ut? Att verifiera datat är viktigt inte bara för att se att det är rätt utan också för att inblandade ska känna acceptans inför det nya systemet.

streamlinehq-information-circle-interface-essential-100

Att den implementationspartner ni väljer har någon form av erfarenhet eller kunskap om er verksamhet är ett stort plus. Pratar ni samma språk? Har de en förståelse för er verksamhet och vad ni vill åstadkomma? Då är det en keeper.

7. Utbilda

När datat i datamodellerna anses godkänt av systemägaren bör ni så fort som möjligt utbilda användarna. Det är en framgångsfaktor för projektet att användarna snabbt kommer in i systemet och förstår de grundläggande
funktionerna.

8. Börja arbeta
i systemet

Nu gäller det att användarna får tillämpa sina kunskaper direkt i systemet. Om möjligt, ordna i början så att det finns ”power-användare” tillgängliga för snabb hjälp. Implementationspartnern bör ha beredskap för second line support om också dessa kör fast.

9. Fira!

Är implementationen uppe, har ni medverkat till nya datamodeller, verifierat data, utbildat er själva och andra, ja då är det dags att stämma upp till sång och äta tårta!

Lär av hur andra har gjort

Wastbygg_Case

Wästbygg bygger Sverige med INSITK som stöd.

Bilde av en mann som sitter alene og jobber på en PC

Ett viktigt verktyg i Ale kommuns digitalisering.

Presto_Case

Presto använder INSIKT när de gör världen säkrare.

Du är i trygga händer

Vi har gjort det förr. Hör av dig så planerar för hur du blir mer datadriven!