Så minskade Profoto tiden för en prognos från 3 månader till 3 veckor

I en föränderlig värld där förutsättningarna ändras konstant är det viktigt för en organisation att ha robusta strategier för att hantera dessa. Med allt från pandemier till AI måste bolaget hela tiden veta vart de ska och hur de kommer dit. För att uppnå detta arbetar Profoto med Beyond Budgeting, målstyrning och OKR. Där sätter man upp mål på bolagsnivå som sedan bryts ner till varje individ.

Arbetssättet Beyond Budgeting tillsammans med INSIKT är vad som gör att Profoto kan fokusera på det viktigaste - utveckla marknadens bästa produkter och öka sin tillväxt. I INSIKT kan Profoto enkelt se över sina mål varje kvartal och säkerställa att man kan planera för att nå dessa. Även i den faktiska budgeten krävs att det finns flexibilitet.

- Tidigare tog budgetarbetet 3-4 månader. När man väl var klar med den hade man dels tappat ett kvartal, man hade planerat för ett projekt som skulle göras om 12 månader men när man väl genomförde det så gjorde man det för att det var planerat och man glömde att ifrågasätta vad som faktiskt var syftet och målet med projektet och huruvida projektet ens fortfarande är relevant, förklarar Amanda.

Nu sparas mycket tid i planeringsarbetet. Tiden för att komma igång är mycket kortare eftersom det går mindre tid mellan prognoserna. Dessutom underlättar det inmatningen då man endast behöver mata in justeringar och inte behöver börja om på nytt. Profoto har även effektiviserat den faktiska inmatningen. Nu matar man endast in värden på huvudprodukter. Accessoarer och tillbehör är nycklade till huvudprodukten och får automatiskt sina värden baserat på tidigare utfall. Även det sparar in mycket tid och möda.

Det var just därför beslutet föll på INSIKT. Profoto behövde att rörligt verktyg som möjliggjorde förändringar och omvärderingar allt efter tiden går. Detta gör de genom två olika perspektiv. Först nerifrån och upp där varje säljare i hela organisationen är delaktiga och lägger en prognos för sina kunder och den kvantitet de tror att de kommer sälja till varje kund. Därefter går de kostnadsansvariga in och lägger en resultatbudget (profit and loss) och planerar avdelningens alla kostnader. Efter detta ses siffrorna över från motsatt perspektiv - uppifrån och ned. Där är istället fokus på huruvida planerade värden leder till att bolaget uppnår sina finansiella mål. Gör man inte det får man helt enkelt justera prognosen för att tillgodose dessa mål.

Flexibilitetens vikt blev väldigt tydlig under pandemin där man, under andra kvartalet, tappade cirka 60% av försäljningen helt plötsligt. Man behövde ställa om mitt i en prognosprocess. Man skapade ett kostnadsbesparingsprogram med mål och tillvägagångssätt och lade in det i budgeten. På så vis kunde man effektivt kontrollera resultatet. Resultatet blev en lönsam EBIT redan efter två kvartal.

Att arbeta på detta vis passar Profoto perfekt. De får dessutom en väldigt tydlig ansvarsfördelning. Varje kostnadsställe får sin budget, som de dessutom skapat själva, och kan enkelt jämföra planerade värden mot utfall vilket sedermera skapar mer kunskap och en mer träffsäker budget nästa gång. 

- Det är det som är så häftigt. Över 100 personer är med och bidrar med sin expertis till varje budget. Jag som processansvarig behöver ju nästan inte göra något säger Amanda med glimten i ögat.