Därför kallar Sydvatten INSIKT för "möjligheternas system"
Sydvatten förser varje dag omkring en miljon skåningar med en livsviktig resurs: dricksvatten. Det är inte en helt enkel uppgift. Därför jobbar verksamheten hela tiden med en stabil och långsiktig planering.
Sydvatten använder: Analys, Planering & Projekt
Sydvatten förser varje dag omkring en miljon skåningar med en livsviktig resurs: dricksvatten. Det är inte en helt enkel uppgift. Därför jobbar verksamheten hela tiden med en stabil och långsiktig planering.
Med en så viktig uppgift som att förse Sverige med dricksvatten har Sydvatten en extra komplex verksamhet. De behöver vara i drift 24 timmar om dagen, 365 dagar om året. Justeringar inom verksamheten måste ske i skarp drift så det gäller att ha koll på verksamheten för att kunna säkerställa en 100-procentig driftsäkerhet.
Sydvatten ägs av 17 olika kommuner i södra Sverige. Eftersom bolaget är kommunägt får det inte gå med vinst vilket gör att verksamhetens styrning och prognosarbete blir extra viktigt. Med ett hundratal projekt och en projektportfölj på cirka fyra miljarder i dagens penningvärde är det mycket att hålla koll på-
- Vi finanserias ju av avgifter och taxor så det är väldigt viktigt för oss att alltid ha en bra balans. Vi måste hålla koll på att vi inte tar ut för höga taxor samtidigt som vi måste hålla koll på vad vi faktiskt kostar så att vi hela tiden täcker våra kostnader. På så vis blir prognosarbetet en väldigt naturlig del för oss berättar Mikael Siding, projektcontroller.
Vikten av att sikta rätt
Mikael belyser hur viktigt det är att identifiera vad systemets tänkta funktion är. Vem är systemet tänkt att hjälpa och vad är vinningen?
- Eftersom det ska vara ett stöd för projektledaren så ska inte fokus i uppsättningen ligga på ekonomi eller på mina behov utan på just hur systemet kan hjälpa projektledarna. Det är ju de som matar in informationen i systemet som jag sen använder och inte tvärt om. Det är klart att de kan se en massa ekonomisk information men bortom det så är ju informationen det som de matar in förklarar Mikael.
För att säkerställa att man hela tiden siktar rätt gjorde Sydvatten en otroligt viktig sak: De involverade slutanvändarna. Redan under implementationen av INSIKT fanns tre projektledare med för att komma med feedback och utveckla idéer. Detta har sedan fortsatt och vidareutvecklingen av systemet utgår alltid från användarna vilket Mikael exemplifierar tydligt.
- Resursplaneringen är ett väldigt bra exempel. Ekonomi kan ha ett behov av tidrapportering, prognostisering och tydlighet och kvalitet i siffrorna för interntid. Det primära är dock inte det utan det primära är att vi ber projektledarna uppskatta vilka resurser de behöver. Hur många elektriker behövs under en viss tid och när behövs de? Hur mycket projektledningstid kommer du behöva lägga per månad för att komma i mål?
”Om vi, genom INSIKT och den löpande prognostiseringen, kan flytta ett upplåningsbehov på 150 miljoner i 30 dagar kan vi spara in årskostnaden för INSIKT.”
Mikael Siding Projektcontroller
Rätt person på rätt uppgift
Tidigare skedde detta arbete genom att projektledaren äskade resurser i form av en totalsumma som ofta kunde vara väldigt löst uppskattad. Nu anges detta istället i timmar per roll vilket i sin tur, automatiskt, omvandlas till pengar. Detta har gjort projektledarens arbete mer intuitivt då den nu enbart behöver tänka i resurs och timmar, något de har extremt bra koll på. Därefter kan nästa person i ledet ta vid.
- Genom projektledarens inmatning får vi både en peng men även timmar per resurs. Då kan vi snabbt göra en rimlighetsbedömning och sedermera skicka vidare till ansvariga. Vi kan då fastställa den tänkta kostnaden och se över om vi har de resurser som krävs för att lyckas. Så bara genom att låta projektledaren fylla i timmar får vi så mycket mer på köpet.
Sydvatten har även integrerat sitt tidrapporteringssystem till INSIKT vilket gör att projektledarna snabbt kan se om utfallet matchar de planerade värdena per roll.
Mikael Siding, Projektcontroller Sydvatten AB
En projekthantering full av mervärde
Samma arbetssätt finns i Sydvattens projektplanering. Där uppskattar projektledarna hur mycket varje projekt kommer att kosta från start till slut. Denna uppskattning bryts ner i aktiviteter bestående av allt från hur mycket arkeologi som kommer krävas till vilka maskiner som kommer behöva köpas in samt när dessa aktiviteter kommer utföras. Även här skapar sig Sydvatten mervärde.
- Eftersom vi ber projektledarna att titta på projektets helhet och sedan fördela ut kostnader över tid får ekonomi sina bitar till bokslut och liknande. Matar projektledaren in värden för ett projekt som uppskattas löpa över fyra år har ekonomi helt plötsligt en del av prognosen eller budgeten för dessa fyra år. De matar in och har kontroll på helheten men det ger oss också detaljerna.
Denna data blir även ett underlag för andra delar av verksamheten som till exempel upphandling av konsulttjänster. Med projektledarnas uppskattningar i handen kan ansvariga direkt se vad som behöver upphandlas under kommande perioder vilket inte bara minskar stress utan även ökar effektiviteten. Det hjälper även till vid det så viktiga lånearbetet. Eftersom Sydvatten inte har något överskott genomförs alla projekt med lånade pengar. Att ta rätt lån i rätt tid är något som kan spara stora summor pengar.
- Om vi, genom INSIKT och den löpande prognostiseringen, kan flytta ett upplåningsbehov på 150 miljoner i 30 dagar kan vi spara in årskostnaden för INSIKT berättar Mikael med ett stort leende på läpparna.
Sydvatten använder:
Analys
Ett användarvänligt verktyg som låter dig göra allt från att identifiera trender till att bygga rapporter och dela med dina medarbetare – direkt i din webbläsare
Projekt är ett heltäckande verktyg för projekthantering. Verktyget stödjer hela verksamhetens projektbehov oavsett om det handlar om mindre administrativa projekt eller stora investeringsprojekt.
