9 steg för en smidig implementation

1. Varför?

En vanlig orsak till att projekt inte faller ut som man vill är att syfte och mål inte är definierade. Ställ frågor som:

- Vad är det som inte fungerar idag?
- Hur kommer det nya systemet hjälpa oss?

Att ni har samsyn om varför ni gör det här och vad ni vill åstadkomma ger er en kompassriktning och en bra grund att stå på.

2. Lista funktioner och krav

Om användarna får tänka helt nytt (vilket inte är helt lätt), vilka funktioner och önskningar på det nya systemet har de? Gör det till en tidig del av projektet att samla upp alla idéer och tankar om funktion – högt och lågt – som ni vill kunna göra i systemet. Se till att använda era ord och namnkonventioner och att definitionen på dessa är tydliga. Givetvis behövs också en kravspecifikation.

Tips!

Att implementera ett beslutsstöd är inte ett IT-projekt, det är ett verksamhetsprojekt. Därför bör ni ha personer från verksamheten tillgängliga, personer med ansvar och mandat.

3. Teknik

Låt inga tekniska spörsmål bli överraskningar under själva implementationen; undersök noggrant förutsättningarna och ställ frågor om drift, förvaltning, säkerhet, prestanda, hur man kommer åt data, osv, innan ni trycker på knappen. Här ska du som beställare ställa stora krav på din implemenationspartner att bidra. Ställer systemet särskilda krav på befintlig plattform? Se till att få upp allt på bordet.

4. Tryck på knappen

Tillsammans med er implementations-partner, nu är det dags att starta! I projektstarten ska såklart roller, ansvar och kommunikationsvägar vara etablerade. Se till att alla inblandade får svar på sina frågor innan allt drar igång.

Tips!

Ekonomidelarna i ett implementations-system brukar vara en bra start.

Ta sedan delar efter prioordning. Arbeta agilt. Om projektet är för tungt till en början är det lätt att intresset hos användarna viker.

5. Modellera datat

Nu börjar det bli riktigt hands-on. Tillsammans med er implementationspartner är det dags att modellera datat. Hur ska datat struktureras för att det ska bli logiskt och lätt att arbeta med? Vi rekommenderar att du

a) rensar och filtrerar det gamla datat, 
b) bestämmer namnkonventioner,
c) strukturerar och modellerar en ny datamodell.

Ett centralt begrepp är organisationsträdet - hur ni ser på organisationen brukar vara ett bra sätt för hur också modellen ska se ut. Översätt trädet till en modell med noder där varje nod blir en punkt där data aggregeras och där det finns en ansvarig person.

6. Verifiera datat

Allt eftersom modellerna är klara så är det dags att granska datat för att se att allt ser bra ut. Stämmer datat överens med hur det bör se ut? Att verifiera datat är viktigt inte bara för att se att det är rätt utan också för att inblandade ska känna acceptans inför det nya systemet.

Tips!

Att den implementationspartner ni väljer har någon form av erfarenhet eller kunskap om er verksamhet är ett stort plus. Pratar ni samma språk? Har de en förståelse för er verksamhet och vad ni vill åstadkomma? Då är det en keeper.

7. Utbilda

När datat i datamodellerna anses godkänt av systemägaren bör ni så fort som möjligt utbilda användarna. Det är en framgångsfaktor för projektet att användarna snabbt kommer in i systemet och förstår de grundläggande
funktionerna.

8. Börja arbeta
i systemet

Nu gäller det att användarna får tillämpa sina kunskaper direkt i systemet. Om möjligt, ordna i början så att det finns
”power-användare” tillgängliga för snabb hjälp. Implementationspartnern bör ha beredskap för second line support om också dessa kör fast.